Việc sử dụng email để trao đổi thông tin trong cuộc sống hiện đại ngày nay rất cần thiết và quan trọng, đặc biệt là với những lĩnh vực cần có sự trao đổi, tương tác với khách hàng. Làm thế nào để soạn và gửi một email hiệu quả. Bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những yếu tố giúp tạo mẫu email gửi khách hàng chuyên nghiệp.
1. Trình bày chủ đề email
Phần chủ đề của email gần như là một câu chào mở đầu, sẽ giúp người nhận nắm bắt được nội dung toàn bộ email. Phần chủ đề của email cần ngắn gọn, bao trùm được nội dung cần truyền đạt. Những email chuyên nghiệp là những email tuyệt đối không thể thiếu chủ đề. Hãy thử tưởng tượng nếu vào nhà ai đó mà không chào hỏi thì chủ nhà sẽ cảm thấy như thế nào?
Trình bày chủ đề email rất quan trọng
2. Lời mở đầu trong nội dung email
Một mẫu email gửi khách hàng chuyên nghiệp nên bắt đầu bằng một lời chào, lời chúc và lý do mà bạn gửi email này. Một lời chúc không đơn thuần là viết cho có, nó sẽ giúp tạo sự quan tâm và gây ấn tượng cho người được nhận. Lời chúc sẽ giúp người đọc cảm thấy vui vẻ, đọc những nội dung tiếp theo với tâm trạng thoải mái, không khó chịu.
3. Nội dung chính trong email
Phần nội dung chính của mail tốt nhất nên được trình bày một cách ngắn gọn và súc tích. Ngắn gọn nhưng không có nghĩa là cắt xén thông tin khiến email không đáp ứng đầy đủ nội dung các bạn nhé. Ngoài ra, cần chú ý bố cục nội dung sao cho dễ nhìn dễ hiểu nhất.
Những nội dung quan trọng nhất của email nên được đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ… để giúp người đọc dễ hiểu nội dung. Ngoài ra, bạn nên gạch đầu dòng các ý, tách thành các đoạn văn, chèn hình ảnh hoặc liên kết kèm theo (nếu cần) để giúp người đọc hiểu vấn đề hơn.
Trong quá trình soạn thảo email, bạn cần chú ý không soạn thảo tràn lan quá nhiều chữ. Tuyệt đối không mắc những lỗi như không có dấu chấm, không có dấu phẩy,không viết hoa đầu dòng, không viết hoa những danh từ riêng, không xuống dòng…
Email gửi khách hàng có thể thể hiện sự chuyên nghiệp
4. Cảm ơn ở cuối thư
Phần cuối thư của một email chuyên nghiệp tuyệt đối đừng bỏ qua một lời cảm ơn, một lời chúc, cũng như điều mà bạn mong muốn ở người đọc. Điều này sẽ khiến toàn bộ nội dung email mạch lạc hơn cũng như khiến người đọc không cảm thấy bạn là người kém lịch sự.
5. Chữ ký
Chữ ký sẽ khiến email trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Không chỉ có vậy, chữ ký cũng sẽ giúp cung cấp thông tin của bạn đến người đọc như thông tin về công ty hoặc bản thân, số điện thoại, website… Đừng quên phần này cho email của mình nhé!
Những yếu tố giúp tạo mẫu email gửi khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn gây được ấn tượng tốt nhất trong mắt khách hàng. Để tìm hiểu những thông tin hay, những bí quyết cần thiết cho công việc hàng ngày, bạn hãy truy cập vào website gtvseo.vn để tìm hiểu hoặc nhờ tư vấn trực tiếp qua hotline bạn nhé!
